C'est le travail mené pour la filiale présentée dans les Références : un manuel de plus de 40 procédures sur 8 cycles, entièrement rédigé par la fondatrice, avec logigrammes et points de contrôle. La méthode part toujours de ce qui se fait réellement (demandes, validations, paiements, archivage) avant de proposer des changements.
Ce que couvre l'intervention
Manuels de procédures
Rédaction ou refonte des procédures administratives, financières et comptables : acteurs, étapes, pièces justificatives, délais et contrôles à chaque étape.
Circuits de validation
Structuration des seuils de délégation et des circuits d'approbation : qui engage, qui vérifie, qui autorise, qui paie.
Organisation de la fonction
Fiches de poste de la fonction administrative et financière, répartition des tâches et couverture des absences.
Piste d'audit
Règles de numérotation, de classement et d'archivage, pour que chaque écriture puisse être rattachée à sa pièce justificative.
Démarche
- 1 · Relevé de l'existant
- Liste des processus à couvrir, entretiens et observation : les procédures décrivent d'abord le fonctionnement réel, exceptions comprises.
- 2 · Rédaction et validation
- Rédaction par cycles courts, relecture par les opérationnels concernés, arbitrages de la direction sur les points de contrôle.
- 3 · Déploiement
- Présentation aux équipes, accompagnement des premières semaines d'application et calendrier de mise à jour du manuel.
Livrables types
Manuel de procédures
Le document complet, organisé par cycle, avec un logigramme d'une page pour chaque circuit clé : acteurs, étapes, seuils et pièces.
Fiches de poste
Les responsabilités de la fonction administrative et financière, cohérentes avec le manuel.
Plan de classement et d'archivage
Numérotation, classement et conservation des pièces, de façon qu'un tiers puisse suivre la piste d'audit.
Partir de vos circuits actuels.
Notes internes, fichiers de validation, habitudes non écrites : ce qui existe déjà sert de base.