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Digitalisation financière

Pour les structures qui changent d'outil de gestion, ou qui veulent tirer davantage de celui qu'elles ont, sans perdre leurs contrôles en route.

Avant tout paramétrage, les règles sont écrites : qui enregistre, qui valide, à partir de quel seuil. Elles sont ensuite reportées dans l'outil (habilitations, circuits d'approbation, piste d'audit). Dans la mission présentée dans les Références, les plans de trésorerie par projet sont tenus dans Dolibarr.

Ce que couvre l'intervention

  • Choix et paramétrage d'outils

    Aide au choix d'un outil de gestion adapté à la taille de la structure, paramétrage du plan comptable, des journaux et des habilitations.

  • Workflows comptables

    Automatisation des circuits, de la demande d'achat au paiement et de la facture à l'encaissement, avec points de validation intégrés.

  • Reprise et fiabilisation des données

    Nettoyage des bases existantes, reprise des soldes et contrôles de cohérence avant bascule.

  • Exploitation et reporting

    Paramétrage des états de sortie pour alimenter directement le reporting de gestion, sans retraitement manuel.

Du traitement dispersé au flux intégré À gauche, des saisies manuelles dispersées ; au centre, l'outil de gestion avec contrôles intégrés ; à droite, un reporting issu de l'outil, sans double traitement. AVANT PENDANT LA MISSION APRÈS saisies manuelles fichiers isolés doubles saisies Outil de gestion workflows et habilitations contrôles intégrés piste d'audit Reporting issu de l'outil Sans double traitement sans retraitement manuel contrôles tracés La digitalisation ne vaut que si les contrôles suivent : chaque automatisation embarque ses points de contrôle. Du traitement dispersé au flux intégréEn haut, des saisies dispersées ; au centre, l'outil de gestion avec contrôles intégrés ; en bas, un reporting issu de l'outil, sans double traitement.AVANTsaisies manuellesfichiers isolésdoubles saisiesPENDANT LA MISSIONOutil de gestionworkflows et habilitationscontrôles intégréspiste d'auditAPRÈSReporting issu de l'outilsans retraitement manuelSans double traitementcontrôles tracésLa digitalisation ne vaut que si les contrôlessuivent : chaque automatisation embarqueses points de contrôle.
Le passage d'un traitement dispersé à un flux intégré et contrôlé.

Démarche

1 · Cadrage
Périmètre fonctionnel (achats, ventes, trésorerie…), données à reprendre et calendrier de bascule.
2 · Conception
Description des flux cibles avec leurs contrôles, règles d'habilitation et de validation écrites avant tout paramétrage.
3 · Déploiement
Paramétrage, reprise des données, tests sur cas réels et corrections, en lien avec l'éditeur ou l'intégrateur le cas échéant.
4 · Transfert
Formation des utilisateurs, modes opératoires écrits et assistance après la bascule, pour la durée prévue dans la proposition.

Livrables types

  • Dossier de paramétrage

    Les choix de structure (plan comptable, journaux, axes analytiques, habilitations), documentés et motivés.

  • Description des workflows

    Chaque circuit automatisé avec ses points de contrôle et ses seuils de validation.

  • Procès-verbal de reprise

    Les contrôles de cohérence effectués lors de la bascule, datés et signés.

  • Modes opératoires utilisateurs

    Instructions pas à pas par profil d'utilisateur, utilisables par un nouvel arrivant.

Votre outil actuel est le point de départ.

Indiquez l'outil que vous utilisez et les opérations qui vous prennent le plus de temps.

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